Giao diện
Nhập kho
Chủ khoNhân viên vận hành khoChủ hàng
Đường dẫn trong phần mềm: /wms/inbound/docs
Màn này là nơi khai hàng vào kho. Một phiếu nhập đi từ lúc khai trên giấy tới lúc tồn kho thật sự thay đổi, và ranh giới giữa hai chuyện đó là nút Ghi tồn.
Lập một phiếu nhập
- Thêm phiếu. Chọn chủ hàng và kho. Số phiếu do phần mềm sinh theo mẫu đã đặt; sửa được nếu bạn cần khớp với số phiếu giấy.
- Thêm dòng hàng: mặt hàng, số lượng dự kiến, và vị trí cất.
- Tuỳ cách theo dõi của mặt hàng mà có thêm việc:
| Mặt hàng theo dõi | Phải khai thêm |
|---|---|
| Không theo dõi | Không gì cả |
| Theo lô | Mã lô và hạn dùng |
| Theo serial | Quét đủ từng mã serial |
| Theo lô và serial | Cả hai |
- Ghi tồn.
Số dự kiến và số thực nhận
Hai con số khác nhau, và đây là chỗ hay hiểu lẫn:
- Dự kiến là số khách báo sẽ gửi. Nó là căn cứ đối chiếu thừa thiếu, nên đừng sửa cho khớp thực tế rồi quên mất là đã lệch.
- Thực nhận là số bạn đếm được, hoặc số mã serial đã quét.
Ghi tồn đòi hai số bằng nhau. Lệch thì phần mềm nói rõ mặt hàng nào và lệch bao nhiêu.
Hàng về thiếu thật thì làm gì
Sửa số dự kiến xuống bằng số thực nhận, ghi lý do vào ghi chú, rồi ghi tồn. Như vậy phiếu phản ánh đúng việc đã xảy ra, và phần thiếu vẫn còn dấu vết để đòi khách.
Quét serial: ba cách
Với mặt hàng theo serial, bạn phải quét từng cái. Ba cách, kết quả giống nhau:
Quét bằng súng hoặc gõ tay
Mở tab Danh sách serial của phiếu, quét vào ô nhập. Mỗi mã hiện ra ngay kèm trạng thái: nhận, hay bị từ chối và vì sao. Phù hợp khi có vài cái.
Nạp Excel cho một mặt hàng
Ở từng dòng hàng có nút tải file lên. File chỉ cần một cột serial. Dùng khi một mặt hàng có hàng chục, hàng trăm mã.
Nạp Excel cho nhiều mặt hàng
Ở thanh công cụ của tab serial. File tự nói mỗi serial thuộc mã hàng nào:
| Cột 1 | Cột 2 | Cột 3 |
|---|---|---|
| Mã hàng | Serial | Vị trí cất |
- Cột 1 và 2 là bắt buộc.
- Cột 3 chỉ cần cho mặt hàng bật serial theo vị trí. Mặt hàng không bật thì để trống.
- Cột 4 trở đi là ghi chú của bạn, phần mềm không đọc.
- Dòng tiêu đề nhận ra tự động; không có tiêu đề cũng được.
Có nút Tải file mẫu cho cả hai dạng, kèm một sheet "Cách dùng".
Một dòng sai là cả file không nạp gì cả
Nạp nhiều mặt hàng là được tất cả hoặc không được gì. Phần mềm trả về danh sách dòng sai kèm số dòng trong Excel và lý do, và không thay đổi gì trên phiếu.
Như vậy là có chủ ý: nạp được một nửa rồi phải tự tìm xem nửa nào đã vào còn tệ hơn nhiều, nhất là với file vài nghìn dòng.
Lý do một dòng bị từ chối
| Lý do | Nghĩa là | Cách sửa |
|---|---|---|
| Không tìm thấy mã hàng | Mã ở cột 1 không có trong kho, hoặc không thuộc chủ hàng của phiếu | Kiểm lại mã; dùng mã kho hoặc mã của chủ hàng đều được |
| Không quản lý theo serial | Mặt hàng này chỉ đếm số lượng | Bỏ dòng đó khỏi file; hàng này không cần serial |
| Thiếu vị trí | Mặt hàng bật serial theo vị trí mà cột 3 để trống | Điền tên vị trí, ví dụ A-01 |
| Không có vị trí này | Tên ở cột 3 không có trong kho | Xem Vị trí lưu hàng để lấy tên đúng |
| Trùng trong file | Cùng một serial xuất hiện hai lần | Bỏ dòng sau; phần mềm chỉ ra dòng trước nó ở đâu |
| Dòng sai định dạng | Thiếu mã hàng hoặc thiếu serial | Thường là file bị lệch cột một ô |
| Vượt số dự kiến | File có nhiều serial hơn số đã khai | Sửa số dự kiến của dòng, hoặc bỏ serial thừa |
Nạp file xong thì sao
Hai điều cần nhớ:
- Phiếu vẫn đang soạn. Nạp file là quét, không phải ghi tồn. Bạn vẫn là người bấm Ghi tồn.
- Mã hàng chưa có trên phiếu thì phiếu tự mở thêm một dòng cho nó, đúng như khi bạn tự thêm dòng bằng tay. Số lượng dự kiến của dòng đó bằng số serial trong file. Dòng đã có trên phiếu thì số dự kiến không bị sửa.
Huỷ một phiếu đã ghi tồn
Chỉ Chủ kho làm được. Huỷ sẽ hoàn lại toàn bộ chuyển động tồn kho, và phiếu chuyển sang trạng thái đã huỷ — nó không biến mất, vì sổ cái phải giữ được dấu vết.
In phiếu
Nút in dùng mẫu đã soạn ở Mẫu in phiếu. In tem kiện hàng thì dùng mẫu ở Mẫu tem kiện hàng.