Việc của Chủ kho

Chủ kho là vai trò dựng ra cái kho trong phần mềm. Bạn làm phần lớn việc trong tuần đầu, rồi sau đó chỉ quay lại khi có thay đổi: thêm chủ hàng, thêm mặt hàng, đổi giá, cấp quyền cho người mới.

Vai trò này thấy toàn bộ màn hình của phần mềm kho, cộng với hồ sơ chủ hàng và việc cấp tài khoản đăng nhập cho họ.

Đây là vai trò được bảo vệ

Không xoá được vai trò Chủ kho, kể cả khi bạn có quyền xoá vai trò khác. Nếu xoá được thì sẽ đến lúc không còn ai cấu hình nổi cái kho nữa.

Tuần đầu: dựng kho theo thứ tự này

Thứ tự quan trọng. Mỗi bước dùng kết quả của bước trước, làm ngược là phải quay lại sửa.

1. Danh mục dùng chung

Khai trước, vì khai mặt hàng cần tới chúng:

Khai gì	Để làm gì
Đơn vị tính	Cái, thùng, pallet, kg… Mặt hàng nào cũng phải có một đơn vị gốc
Quy cách	Kích thước thùng và pallet, để tính được chỗ chiếm trong kho
Nhóm hàng	Xếp hàng hoá thành nhóm để tìm và báo cáo
Thương hiệu	Dùng khi cùng một mặt hàng có nhiều nhãn

2. Kho và sơ đồ kho

Khai cái kho, rồi vẽ sơ đồ, rồi áp dụng sơ đồ để phần mềm sinh ra các vị trí lưu hàng.

Chỗ nhiều người làm sai: sơ đồ có hai trạng thái, bản nháp và bản đang chạy. Vẽ xong mới là nháp; chưa bấm áp dụng thì chưa có vị trí nào tồn tại, và không nhập hàng được.

Áp dụng lại sơ đồ khi kho đã có hàng

Áp dụng sơ đồ mới là xoá rồi tạo lại toàn bộ vị trí. Nếu sơ đồ mới bỏ mất một vị trí đang có hàng, phần mềm chặn hẳn và nói rõ vị trí nào — vì nếu cho qua, hàng sẽ nằm ở một chỗ không còn trên sơ đồ nhưng vẫn được chọn khi xuất, và nhân viên cầm phiếu đi lấy sẽ được chỉ tới một nơi không tồn tại. Chuyển hàng sang vị trí mới trước, rồi áp dụng lại.

3. Chủ hàng

Khai từng khách gửi hàng. Nếu khách muốn tự vào xem hàng của mình thì cấp cho họ một tài khoản đăng nhập — họ sẽ chỉ thấy hàng của chính họ.

4. Hàng hoá

Đây là bước mất thời gian nhất, và là bước có một quyết định khó lấy lại:

Cách theo dõi của mỗi mặt hàng. Bốn mức, chọn sai là phải sửa dữ liệu về sau:

Cách theo dõi	Nghĩa là	Dùng cho
Không	Chỉ đếm số lượng	Hàng tiêu dùng, hàng rời
Theo lô	Mỗi lô có mã và hạn dùng	Thực phẩm, dược phẩm
Theo serial	Mỗi cái một mã riêng, nhập xuất phải quét	Điện máy, thiết bị
Theo lô và serial	Cả hai	Dược phẩm có số máy

Và một cờ riêng: serial theo vị trí. Bật thì mỗi serial được ghi nhận nằm ở ô nào, nên lúc nhập phải khai vị trí cho từng mã. Mặc định tắt, và luật đổi cờ này không đối xứng — bật lên dễ hơn tắt đi.

5. Cước phí và bảng giá

Khai loại cước, rồi biểu phí cho từng chủ hàng. Phần này có thể để Kế toán kho và Kinh doanh kho làm, nếu bạn đã cấp quyền cho họ.

6. Người và quyền

Thêm thành viên, gán vai trò. Phần mềm có sẵn bốn vai trò cho nhân viên kho và một vai trò cho chủ hàng; bạn sửa lại được phạm vi của chúng, hoặc tạo vai trò mới.

Thử bằng mắt của người khác

Sau khi cấp quyền, cách kiểm nhanh nhất là nhờ chính người đó đăng nhập và xem menu. Bạn tự xem thì không thấy được, vì bạn thấy mọi màn.

Mỗi ngày

Thường là không có gì. Chủ kho không phải vai trò trực hệ thống. Việc hằng ngày là của Nhân viên vận hành kho.

Những việc rơi vào bạn khi phát sinh:

• Thêm mặt hàng mới, thêm chủ hàng mới
• Đặt lại mật khẩu cho nhân viên
• Huỷ một phiếu đã ghi tồn — việc này không ai khác làm được
• Sửa sơ đồ khi kho đổi cách xếp hàng

Cuối tháng

Xem Báo cáo doanh thu & cước để biết kho làm ra bao nhiêu, và đối chiếu với bảng kê mà Kế toán đã chốt.

Tra cứu

Toàn bộ màn hình bạn mở được nằm ở bảng tra cứu — cột Chủ kho là của bạn, và nó được tích hết.