Việc hằng ngày của Nhân viên vận hành kho

Bạn là người làm cho hàng thật và số trong phần mềm khớp nhau. Bốn việc: nhập, xuất, chuyển, kiểm kê.

Bạn không thấy phần cước phí và báo giá — đó là cố ý, không phải thiếu quyền.

Một phiếu đi qua ba trạng thái

Hiểu đúng ba trạng thái này là hiểu được 80% phần mềm:

Trạng thái	Nghĩa là	Sửa được không
Đang soạn	Phiếu mới lập, chưa ảnh hưởng tới tồn kho	Sửa thoải mái
Đã ghi tồn	Tồn kho đã thay đổi thật	Không sửa dòng hàng được nữa
Đã huỷ	Phiếu đã ghi tồn rồi bị huỷ, chuyển động được hoàn lại	Chỉ xem

Ghi tồn là nút quan trọng nhất trong ngày của bạn. Trước khi bấm, hàng vẫn chỉ nằm trên giấy.

Ghi tồn đòi thực nhận đúng bằng dự kiến

Phiếu khai 120 cái mà bạn mới nhận 100 thì phần mềm không cho ghi tồn, và nói rõ mặt hàng nào lệch. Hàng thiếu thật thì sửa số dự kiến xuống 100 rồi ghi tồn — đừng khai khống cho qua, vì số dự kiến là căn cứ đối chiếu thừa thiếu với chủ hàng.

Nhập hàng

1. Mở Nhập kho, tạo phiếu, chọn chủ hàng và kho.
2. Thêm từng dòng hàng: mặt hàng, số lượng, vị trí cất.
3. Hàng theo lô: khai mã lô và hạn dùng. Hàng theo serial: phải quét từng mã.
4. Ghi tồn.

Quét serial: ba cách, cùng một kết quả

Cách	Khi nào dùng
Quét bằng súng / gõ tay từng mã	Vài cái
Nạp Excel cho một mặt hàng	Hàng chục, hàng trăm mã của cùng một mã hàng
Nạp Excel cho nhiều mặt hàng	Cả xe hàng, file có cột mã hàng và cột serial

Nạp file là quét, chỉ khác đường vào. Nó không ghi tồn, không chốt phiếu — sau khi nạp, phiếu vẫn đang soạn và bạn vẫn là người bấm ghi tồn.

Xem chi tiết ở Nhập kho.

Một dòng sai là cả file không nạp gì cả

Nạp nhiều mặt hàng là được tất cả hoặc không được gì. Một dòng sai mã hàng, hoặc một mặt hàng không quản lý theo serial, thì toàn bộ file bị trả lại kèm danh sách dòng sai. Như vậy là có chủ ý: nạp được một nửa rồi phải tự tìm xem nửa nào đã vào còn tệ hơn nhiều.

Xuất hàng

1. Mở Xuất kho, tạo phiếu, chọn chủ hàng và người nhận.
2. Thêm dòng hàng. Phần mềm gợi ý lấy hàng ở đâu theo luật của kho (thường là hàng vào trước ra trước, hoặc hết hạn trước ra trước).
3. Hàng theo serial: quét mã của chính những cái bạn sắp mang đi.
4. Ghi tồn.

Khác với nhập: lúc xuất, serial bạn quét phải là serial đang có trong kho. Quét một mã không tồn tại, hoặc đã xuất rồi, thì bị từ chối ngay và nói rõ lý do.

Chuyển kho

Chuyển hàng giữa hai kho, hoặc giữa hai vị trí trong cùng kho. Chuyển giữa hai kho có thêm bước nhận hàng ở đầu bên kia — hàng đang trên đường thì không nằm ở kho nào cả.

Kiểm kê

Đếm hàng thật rồi nhập số đếm được. Phần mềm so với số trong sổ và cho bạn thấy chênh lệch trước khi chốt. Chốt rồi thì tồn kho được điều chỉnh theo số bạn đếm.

Làm trên điện thoại

Phần lớn việc trên đây làm được trên ứng dụng kho cầm tay, tiện hơn khi bạn đang đứng giữa kho. Việc nhận từ hàng đợi việc; ai nhận việc nào thì người khác không nhận trùng.

Tra cứu

Bảng tra cứu màn hình — cột Nhân viên vận hành kho.